Gestaltung von regelmäßigen Treffen

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Für eine dauerhafte konstruktive Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe ist es unablässig, eine geeignete Struktur für die Arbeitstreffen zu finden. Wie die regelmäßigen Treffen zu gestalten sind, muss nicht von Anfang klar sein. Macht man sich aber langfristig keine Vorstellungen von der Treffensstruktur, läuft die Gruppe Gefahr, wichtige Aufgaben zu vergessen oder doppelte Arbeit verrichten zu müssen und langfristig Gruppenmitglieder zu verlieren. Abhängig von der Größe der Gruppe und den zu bewältigenden Aufgaben bieten sich verschiedene Elemente für das Gruppentreffen an.

Gruppentreffen sind notwendig, um als Gruppe gemeinschaftliche Ziele zu verfolgen. Allerdings reicht es auf Dauer nicht aus, einfach zusammen zu kommen und miteinander zu reden ohne sich über die Struktur der Treffen Gedanken zu machen. Denn die Treffensstruktur und -atmosphäre haben Einfluss darauf, wie Informationen ausgetauscht werden (können), welche Personen sich dauerhaft in der Unternehmung engagieren, wie viel Spaß die Zusammenarbeit macht, welche Entscheidungen getroffen  werden und wie effektiv die anstehenden Arbeiten abgearbeitet werden.

Treffen sind wichtige Momente, der group maintenance [dt. Pflege/Aufrechthaltung der Gruppendynamik]. Hier können sich Gruppenmitglieder gegenseitig unterstützen, ihre Mitwirkungsfähigkeiten spüren, Vertrauen zueinander finden und Enthusiasmus teilen. Auch aus diesem Gesichtspunkt sollte man die Struktur der gemeinsamen Treffen ernst nehmen.

Dabei gilt es zu beachten, dass jegliche Gruppe über kurz oder lang eine Struktur in irgendeiner Form entwickelt. Jo Freeman (1973) beschreibt diese Eigenschaft von Gruppen in ihrem berühmten Aufsatz Tyranny of structurelessness: Wir können nicht darüber entscheiden, ob wir eine strukturlose bzw. hierarchiefreie Gruppe haben wollen oder nicht, sondern nur darüber, ob die Strukturen und Hierarchien formalisiert sind, d.h. für alle sichtbar sind oder nicht. Da es immer Strukturen gibt, lautet die Frage also immer: In welcher Struktur möchte man leben und arbeiten?

Dabei gilt natürlich, dass es keine Gruppenstruktur von der Stange gibt, die für alle Gruppen passt. Die nachfolgenden Aspekte und Beispiele beinhalten Impulse sowohl für die Organisation von Gruppentreffen, in denen alle Teilnehmer/-innen mitentscheiden, als auch für Gruppen, die von Steuerungsgruppen (wie z.B. Vorständen) geführt werden.

Grundsätzliche Überlegungen zur Gestaltung von Gruppentreffen

Räumlichkeit des Treffens

Es mag banal klingen, aber der Raum für das Treffen, hat Anteil daran, wer zum Treffen kommt und wie es verläuft. Ein ungemütlicher, kalter Raum im Winter kann bspw. Diskussionen unnötig aufreibend werden lassen. Den richtigen Raum für ein Treffen zu finden, kann für die ersten Treffen wichtiger sein, als für die darauf folgenden. Denn auch das räumliche Wohlbefinden spielt eine Rolle darin, ob ein/e Neueinsteiger/-in wieder kommen möchte.

Zu beachten: Manche Räumlichkeiten, wie z.B. Kneipen oder Räume von religiösen Einrichtungen, schrecken manche Leute grundsätzlich ab.

Abhängig von der Zielgruppe ist Barrierefreiheit ein wichtiges Thema. Sich damit zu beschäftigen zeigt außerdem, dass man versucht, so inklusiv wie möglich zu sein.

  • Gibt es Parkplätze für Menschen mit Behinderungen?
  • Gibt es einen barrierefreien Eingang?
  • Ist der Zugang zum Meeting-Raum barrierefrei?
  • Gibt es Wickelräume?

Weitere wichtige Aspekte:

  • Kann sich der Versammlungsraum mit dem ÖPNV erreicht werden?
  • Gibt es genügend Parkplätze, falls es die braucht?
  • Gibt es eine gut erkennbare Beschilderung, die zum Versammlungsraum führt?
  • Falls es Verpflegung geben soll, sollte es auch immer vegetarische/vegane Alternativen geben. Oder um einen Schritt weiter zu gehen: Angesichts des CO2-Abdrucks von Ernährung, die auf Fleisch bzw. tierischen Produkten basiert, sollte gänzlich auf diese verzichtet werden,
  • Wasser oder Tee für alle bereit zu stellen, erhöht die Konzentrationsfähigkeit aller Beteiligten.
  • Wie ist Raumtemperatur, das Licht, die Luftqualität?
  • Wie müssen die Stühle angeordnet sein, dass die Menschen sich wohl führen? Im Kreis, in Reihen oder in einem U?

Zeitpunkt des Treffens

Es gibt keinen richtigen Zeitpunkt und kein richtiges Intervall für die Gruppentreffen. Generell gilt, dass die Treffen oft genug stattfinden sollten, damit die Gruppenmitglieder nicht den Kontakt zueinander verlieren oder wichtige Aufgaben nicht erledigt werden können. Für eine niedrige Anzahl an persönlichen Treffen muss es allerdings eine klare Strukturierung der Gruppe und der (online) Kommunikationswege geben.

Es gibt Gruppen, die sich an bestimmten Abenden in der Woche treffen, andere Gruppen treffen sich unregelmäßig zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Manche Gruppen splitten die Inhalte der Treffen auf, sodass sie unterschiedliche Funktionen haben: ein Diskussionstreffen, ein Visionstreffen, ein Gruppendynamiktreffen, ein offenes Treffen etc. Der Grund des Treffens sollte allerdings immer klar sein.

Wenn eine Gruppe gerade viele Absprachen treffen muss – vielleicht weil sie sich unmittelbar vor der Realisierung eines Vorhabens befindet – kann es hilfreich sein, Treffen mit unterschiedlichen Längen zu verabreden.

Beispiel:

Ein Treffen zum Anfang der Woche, um gemeinsam in die Woche zu starten und kurz die wesentlichen Aufgaben zu besprechen. Ein Treffen am Ende der Woche, um sich gemeinsam auf das Wochenende einzustimmen und schnell die wichtigsten Punkte Review passieren zu lassen. Zusätzlich: Alle zwei Wochen ein ausführlicheres Treffen.

Wichtige Fragen für den Zeitpunkt des Treffens:

  • Können alle Menschen zum Treffen kommen?
  • Haben sie genügend Zeit, die ganze Sitzung über da zu sein?

Rolle der/des Moderator*in

Die Moderation ist ein zentrale Mechanismus, der Einfluss auf die Diskussion und die Entscheidungsfindung  einer Gruppe hat und der wichtig ist, um die Struktur, die sich eine Gruppe gegeben hat, lebendig zu gestalten. Wie bereits hier  festgehalten, beinhaltet die Moderation verschiedene Aspekte. Nachfolgend sollen nur einige wesentliche Punkte für die Gestaltung von Treffen erwähnt werden.

Falls nicht anders vereinbart, fällt der Moderation die Aufgabe zu das Treffen vorzubereiten und einzuleiten. Dazu kann gehören:

  • Alle Leute einzuladen bzw. Werbung für die Veranstaltung zu machen. Das beinhaltet Information über Ort, Zeit und Inhalt des Treffens bereit zu stellen.
  • Alle nötigen Materialien für das Treffen (z.B. Stellwände, Stifte, Zettel, Beamer etc.) zu besorgen.
  • Evtl. die zeitliche und inhaltliche Einteilung des Treffens (Pausen berücksichtigen, was sind die wirklichen drängenden Themen für dieses Treffen?) festzulegen.
  • Einleitung des Treffens: Gruppe begrüßen, Ice-Breaker, Kennenlern-Aktivität, Struktur des Treffens erklären, Agenda vorstellen, Rollen bestimmen (Protokollant*in, Zeit-Wächter*in, Atmosphären-Manager*in etc. – siehe unter Beispiel 2).

Inspirationen für Ice-Breaker oder Kennenlern-Aktivitäten stehen unten bei den Links.

Wichtige gruppendynamische Aspekte

Nachfolgend einige gruppendynamische Aspekte, die das gemeinsame Arbeiten einfacher gestalten können. Nicht jeder Punkt kann immer umgesetzt werden. Aber vielleicht kann es helfen, ein paar dieser Punkte in die Gruppenvereinbarungen aufzunehmen, wenn es eine gibt. [Quelle]

  • Jede/r kommt pünktlich.
  • Jede/r bereitet sich auf die Treffen vor.
  • Frühzeitig nachfragen, ob man einen Vorschlag richtig verstanden hat.
  • Sich gegenseitig nicht vorverurteilen.
  • Die Fähigkeiten der/des anderen schätzen. Nicht immer passen die Ansichten und Fähigkeiten der/des anderen mit den eigenen überein. Aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten einer Unternehmung braucht es unterschiedliche Fähigkeiten und unterschiedliche Weisen zu denken.
  • Die eigene Vorstellung, wie etwas umzusetzen ist, ist nicht immer die beste!
  • Fokus auf Inhalt und Gruppendynamik, nicht nur auf den Inhalt. Wenn die Atmosphäre und Struktur stimmt, dann stimmt auch der Inhalt – andersherum gilt das nicht automatisch!
  • Verdeutlichung der eigenen Fragen, Aussagen, Unzufriedenheit (z.B. “Ich, aus meiner Position des Schatzmeisters, muss darauf schauen, dass wir nicht zu viel Geld ausgeben. Mir fehlt an Deinem Vorschlag daher der finanzieller Aspekt.” oder “Mir geht’s nicht darum, gegen Deine Idee zu argumentieren, ich verstehe sie nur nicht.”)
  • Nach einer Aussage hilft es, die anderen nach ihrer Meinung zu fragen (z.B. Ich glaube, dass das Beste, was wir in dieser Situation tun können, ist das Folgende zu tun: (…) Sehen das andere genauso?”
  • Zeit für Selbst- und Gruppenreflexion

Machtkonstellationen zu Gunsten der Gruppe verschieben

Die ungleiche Verteilung von Arbeiten kann zu ungleichen Möglichkeiten führen, sich in die Gruppe einzubringen. Wie oben bereits angedeutet, muss das nicht immer etwas Schlechtes sein. Eine Unternehmung braucht unterschiedliche Fähigkeiten zu unterschiedlichen Zeiten. Jedoch können sich die unterschiedlichen Möglichkeiten sich einzubringen auch in ungleichen Möglichkeiten beim Entscheidungsfindungsprozess mitzuwirken niederschlagen. Das hat wiederum Auswirkungen darauf, wie jemand sich mit der Unternehmung identifiziert und auf ihre/seine Arbeitsbereitschaft.

Daher kann es eine gute Idee sein, Sorge zu tragen, dass Aufgaben nicht nur von einer Person erledigt werden können.

  • Um dies eher gewährleisten zu können, können Rollen und Aufgaben regelmäßig (oder sporadisch) gewechselt werden bzw. Grenzen für die Anzahl der Ausübung von Jobs eingeführt werden (z.B. darf man nur einmal alle zwei Monate moderieren).
  • Oder aber man führt ein Partnerprogramm ein, sodass gewisse Aufgaben von einer/einem Wissenden und einem Neuling zusammen durchgeführt.

Das soll natürlich nicht bedeuten, dass Menschen nicht ihren Interessen oder Talenten folgen sollten, dass es keine Spezialisten mehr für bestimmte Aufgaben geben darf oder dass Menschen eine Aufgabe übernehmen müssen, die sie überfordert. Das Erlernen von neunen Fähigkeiten kann aber auch Glück und Stolz hervorbringen und eine erhöhte Verbundenheit mit der Unternehmung. Damit die Gruppe jederzeit Handlungsfähig bleibt, sollte das Ziel sein, dass es nicht nur eine Person gibt, die eine Aufgabe übernehmen kann.

Eine andere Möglichkeit Freude und eine tiefere Verbundenheit mit dem Projekt zu ermöglichen ist das gleichberechtige Wertschätzen von Aufgaben. Das kann sich darin äußern, dass man die kleinen Aufgaben (bspw. die Abholung von Materialien, das Aufräumen der Gemeinschaftsräume, das Schreiben des Protokolls) nicht als selberverständlich wahrnimmt, sondern explizit als eine verrichtete Arbeit würdigt. Darüber hinaus kann den Menschen, die diese Arbeiten verrichten, in ähnlicher Weise gedankt werden, wie jemanden, die/der offensichtlichere Arbeiten (wie bspw. die Moderation oder das wichtige Gespräch mit der Bank) übernommen hat. Ein ehrliches „Danke“, dass kurz begründet wird, kann viel in einem sozialen Gefüge bewegen.

Eine weitere Strategie das Miteinander zu vertiefen ist, etwas Gemeinsames außerhalb der üblichen Aktivitäten zu tun. Auf Gruppentreffen interagiert man sehr einseitig miteinander. Dieser Umgang liegt manchen Menschen mehr als anderen. Die Option nach dem Treffen gemeinsam in eine Kneipe zu gehen, kann eine gute Idee sein, aber möglichweise tut man da nur dasselbe – reden und sitzen – wie zuvor im Gruppentreffen. Zusätzlich baut das gemeinsame in die Kneipe gehen weitere Hürden auf: Der Konsum von Alkohol ist nicht jeder/jedem aus finanziellen, gesundheitlichen oder religiösen Gründen möglich.

Spielerische Begegnungen sind für manche Gruppe eine hilfreiche Weise, Spaß zu haben, sich besser kennen zu lernen und Vertrauen zu vertiefen. Umso älter die Mitglieder einer Gruppe sind und umso formaler der Ablauf der Treffen sind, desto schwieriger ist es sich auf einer spielerischen Ebene zu begegnen. Was nicht heißt, dass man es nicht versuchen sollte.

Ein einfaches Spiel, das viele Menschen gewillt sind zu spielen, ist bspw. Wer bin ich?

Weitere Inspirationen für Ice-Breaker oder spielerische Aktivitäten stehen unten bei den Links.

Einfache Alternativen zur spielerischen Begegnung sind das gemeinsame Kochen und Essen, Spaziergänge oder Ausflüge.

Zuletzt: Wenn es innerhalb einer Gruppe einfach ist, sich gegenseitig Feedback zu geben und zu sagen, wie es einem geht, dann können viele Konflikte vermieden werden. Das kann bspw. durch einen regelmäßigen Zeitslot in der Treffensstruktur institutionalisiert werden, in dem Menschen sagen können, wie es ihnen geht.

Einige der oben beschriebenen Aspekte werden in den folgenden Beispielen wieder aufgegriffen. Zusätzlichen werden Methoden für die Gruppenstrukturierung näher beschrieben.

 

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