An guten Ideen mangelt es meistens nicht. Nur wie kommt man zielgerichtet zu einer erfolgreichen Projektverwirklichung und wie verliert man nicht den Überblick über Aufgaben? Wenn Verfahren und Instrumente des Projektmanagements im Team eingesetzt werden, dann steht einem erfolgreichen Projekt meist nichts mehr im Wege.
Damit aus einer guten Idee auch ein erfolgreiches Projekt werden kann, müssen in der Regel mehrere Menschen gut miteinander und zielorientiert sowie arbeitsteilig zusammenarbeiten. Ein Projektmanagement kann hierbei unterstützend sein.
Projektmanagement-Prozess
Der Prozess des Projektmanagements kann in unterschiedliche Phasen gegliedert werden.
Initiierung
Auf Grundlage einer „zündenden Idee“ wird das Projekt konkretisiert: auf welche gesellschaftlichen Problemstellungen möchten wir mit dem Projekt reagieren? Was sind Zielsetzungen, welche Probleme / Hürden könnten auf uns zukommen? Welche Anforderungen haben spätere Nutzer/-innen? Daraufhin werden Mitstreiter/-innen gesucht – Menschen, die das Projekt ideell und mit konkreter Arbeitskraft begleiten können: das Projektteam konstituiert sich. Das Projektteam definiert unterschiedliche Projektphase und Meilensteine – zeitliche und inhaltliche. Der Kick-Off ist der offizielle Projektstart, der durch eine kleine Feier abgeschlossen werden kann.
Planung
Mit einem Startworkshop geht es dann offiziell los. Das Projektteam legt den Projektplan fest: Aufgaben, Zeiträume und Deadlines für die Aufgabenerledigung, Ressourcen (Finanzen, Know How) und definiert Verantwortlichkeiten für die Aufgabenerfüllung. Wenn ein Projekt umfangreich ist, dann kann es sinnvoll sein, Arbeitsgruppen festzulegen.
Durchführung & Controlling
Sobald die Planungen konkret genug sind, kann mit der Umsetzung begonnen werden: Arbeitspakte können abgearbeitet werden. Sinnvoll ist es auch, einen Projektverantwortlichen zu haben, der das Projekt steuert, d.h. den Status der Teilschritte „überwacht“ und bei Abweichungen des IST-Stands vom Soll-Stands die Änderungsnotwendigkeiten an das Projektteam bzw. an die Arbeitsgruppen zurückspiegelt. Auf dieser Basis können dann auch Veränderungen im Projektplan vorgenommen werden.
Abschluss
Genauso systematisch wie ein Projekt begonnen wurde, soll es beendet werden: Die gemachten Erfahrungen sollten kritisch reflektiert werden. Welche Lessons Learned wurden gemacht? Aus diesen kann für weitere Projekte gelernt werden. Auch sollten die Projektergebnisse evaluiert werden: liegen wir in der Zeit? im Budget? Erreichen wir die Zielgruppen / Multiplikator/-innen/Fördermittelgeber? Falls das Projekt gefördert wird, muss unter Umständen auch ein kurzer Abschlussbericht erstellt werden.
Wichtig zu beachten
Die verschiedenen Teilprozesse können zum Teil zeitlich parallel ablaufen. So kann es sinnvoll und notwendig sein, Schritte der Planung schon während der Initiierung durchzuführen oder umgekehrt können Aufgaben der Initiierung während der Durchführung relevant werden (z.B. zur Einleitung einer neuen Projektphase).
Damit die Motivation und der Spaß nicht auf der Strecke bleiben: Neben der inhaltlichen Arbeit sollten auch immer wieder Gelegenheiten für Plaudern, Austausch und Feiern geboten werden.
Wer näher in die Methodik des Projektmanagement einsteigen will, der findet viele interessante Hinweise und Arbeitshilfen im online verfügbaren Projektmanagement-Handbuch. Zu finden hier: http://www.pm-handbuch.com/
Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Tools gibt es auch online und zum Teil kostenlos. Einen guten Überblick über Projektmanagement-Software gibt die Computerwoche: http://www.computerwoche.de/a/die-besten-kostenlosen-projektmanagement-tools,2368400
Mit diesen Gratis-Tools können sich Projektgruppen über das Internet koordinieren und austauschen. Die Online-Tools stellen eine zentrale Plattform dar, auf der die Projektmitglieder zusammenkommen und sich austauschen. Jedoch sind die kostenlosen Versionen meist limitiert und lassen sich meist nur für ein Projekt nutzen.
Unter den Tools ist besonders „Trello“ hervorzuheben. – nicht nur weil mittlerweile 12 Millionen registrierte Anwender (Herstellerauskunft) es verwenden. Trello setzt auf intuitives Arbeiten und ist am Kanban-Konzept angelehnt – ein in Japan entwickeltes System zur flexiblen, dezentralen Steuerung des Produktionsprozesses (Gablers Wirtschaftslexikon). Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User auf intuitive Art und Weise visuell interagieren kann. Das heißt es gibt keine langen E-Mial-Ketten oder Tabellen mehr. Das Projekt kann auf einem Blick erfasst werden. Hier geht es zu Trello: https://trello.com/
Geschichten des Gelingens
Die Gründung des TransitionHauses in Bayreuth wäre ohne ein Projektmanagement nicht so erfolgreich verlaufen. Neben grundlegenden Diskussionen zur Werten und Normen des Hauses und dem gegenseitigen Kennenlernen der Ziele und Arbeitsweisen der einzelnen Initiativen, die unter dem Dach des TransitionHauses vereint sind, musst die Herausforderung gemeistert werden, ein Haus, d.h. Räume für das TransitionHaus zu finden. Es wurde arbeitsteilig in Arbeitsgruppen gearbeitet und als Projektmanagement-Tool Trello verwendet. Gerade in der intensiven Arbeitsphase der Haussuche standen vor allem Sachfragen im Vordergrund, die schnell und effizient abzuarbeiten waren. Dabei ging das Gruppengefühl verloren. Die Gruppe hat dann festgestellt, wie wichtig es ist, zweckfrei miteinander eine gute Zeit zu haben.